戸籍や遺産分割協議書を登記へ出した後、銀行の手続きでも使いたい。そんな場合は、申請時に原本還付を求める準備をします。原本還付とは、原本で内容の調査を受けた後、所定の手続きによって原本を返してもらう方法です。

コピーだけを出して済む制度でも、提出書類が自動ですべて返る制度でもありません。返してほしい書類を分け、写しを作る方法と、戸籍に相続関係説明図を使う方法を確認しましょう。

返してほしい書類を申請前に仕分ける

登記申請の添付書類は、原則として原本を提出します。そのうち原本還付が認められる書類について、原本と所定の写し等を出し、登記官の調査後に返却を受けます。後の銀行や税務手続きに使う予定があるなら、提出前に還付の要否を決めておきます。

書類名だけで還付の可否を断定しない

同じ「委任状」や「登記原因証明情報」という呼び方でも、内容と用途によって確認点が異なります。その申請専用に作成した書面や一定の重要な書面は還付の対象外です。遺産分割協議書など、ほかの用途にも使う資料と一括りにしないようにします。

印鑑証明書も、相続の協議書に添付するものと、別の登記で特定の意思を担保するために出すものを同じ扱いにしないでください。「印鑑証明は全部返らない」「相続なら何でも返る」といった説明をそのまま当てはめず、今回の用途を示して確認します。

コピーに原本と相違ない旨を記載する

通常の方法では、還付を受けたい書類の写しを作り、原本と相違ない旨を記載して、署名または記名のうえ所定の押印を行います。原本と一緒に提出し、コピー側が法務局へ残る資料になります。

文章と署名押印の位置を決めて写しを確認する

法務省の案内を参照し、写しに「原本に相違ありません」と記載します。申請人による請求なら、その氏名と申請に用いた印による押印等を案内に合わせます。代理人が準備する場合は、代理人へ任せる範囲も確認します。

原本の一部が切れている、裏面の記載がない、数ページのうち一枚が抜けているコピーでは照合できません。文字が読めるか、ページが全てあるか、署名押印が原本の記載を隠していないかを見直してください。

複数ページはまとまりが分かるようにする

写しが複数枚になる場合は、法務省の案内に従ってまとめ、契印等の処理をします。とじ方や記載方法が不明なら、印を押す前に登記所へ確認します。とじた後で一部のページだけを差し替え、原本と合わなくなることを防ぐためです。

戸籍は相続関係説明図でコピーの準備を省ける

相続登記では、相続関係説明図を提出することにより、登記原因を証する書面として添付した戸籍の証明書の原本還付を受ける方法があります。この場合、戸籍の証明書を全てコピーして提出する準備は不要とされています。

説明図だけで戸籍を出さずに済むわけではない

説明図は家族関係を確認しやすくする資料です。戸籍の原本を添付せず、説明図だけで相続人を証明できる方法ではありません。図の内容は、提出した戸籍と実際の相続関係に一致させます。

亡くなった方の氏名と死亡日、相続人の氏名と関係等を、法務局の記載例に合わせて整理します。代襲や複数の死亡がある場合は、関係が省かれていないか確認してください。きれいな家系図を作ることより、証明する内容の正確さが必要です。

協議書などは説明図とは別に還付を準備する

説明図を添付すれば、戸籍以外も自動で還付されるわけではありません。遺産分割協議書等の還付を受けたい場合は、その書類に必要な写し等を別に準備します。どれを説明図で処理し、どれをコピーで処理するかを分けてください。

すでに法定相続情報一覧図を取得している場合は、その写しや法定相続情報番号を利用できる範囲も確認します。番号により一覧図の原本添付を省く方法と、原本を提出して返却を受ける方法は、準備する資料が違います。

戸籍と協議書を別の方法で還付する仮定例

父の戸籍が計8通あり、母と子2人の協議書が3ページあると仮定します。戸籍について説明図を使う還付方法を選ぶなら、戸籍一式の原本と説明図を準備します。協議書の原本も返してほしい場合は、その3ページの写し等を別に準備します。

このように、戸籍と協議書を一つの束として考えるより、還付の方法ごとに整理すると、コピー不足を見つけやすくなります。説明図には戸籍上の相続関係と必要な結果を正しく記載し、協議書の物件や取得者と食い違いがないかも確認します。

通数やページ数は説明のための仮定です。家族構成や戸籍の移動、協議書の形式で必要な量は変わるため、この表の数を自分の準備数として使わないでください。

二か所目の提出日を原本の返却前に決めない

一つ目の法務局へ提出した原本が、いつ戻るかを確かめずに、二つ目の法務局や銀行への発送日を確約すると調整が必要になります。審査中に補正があれば、返却時期も予定から変わる場合があります。

並行して進める必要がある場合は、戸籍部分を一覧図へ置き換える方法や、協議書等を必要な部数で用意する方法を検討します。ただし、署名済みの協議書をコピーしたものへ新しく印を押すなど、原本の作成を自己流で済ませないようにします。

取得費を節約するための原本還付でも、期限が迫る手続きへ影響するなら、全体の順番を考える必要があります。郵送費や返却待ち、再取得できる書類と作り直せない書類を分けて判断してください。

原本と控えの保管を混ぜない

提出用の写しと自宅の控えは役割が違います。法務局へ残す写しに原本相違ない旨を付けても、自宅へ原本が戻るまでの間、何を提出したか確認できる控えは別に必要です。

返却された資料には原本還付に関する処理が付くことがあります。戻った印や記載を見て別の証明書になったと誤解せず、元の資料と通数を照合します。書類の不足が疑われる場合は、発送記録と一覧を示して提出先へ確認してください。

申請時に還付を求め返送方法まで確認する

還付を希望する原本と写し等を、登記申請時に提出します。法務省の相続登記の案内では、別途、原本還付の請求書を作成・提出する必要はないとされています。独自の請求用紙を作る前に、指定された組み方で準備してください。

窓口で出してもその場で全部返るとは限らない

返却は登記官による調査と照合の後です。提出した日にそのまま返ってくると考えて、翌日に銀行へ原本を送る予定を決めないようにします。必要な時期が重なるなら、一覧図を使えるか、別通数が必要かを事前に考えます。

郵送での受取を希望する場合は、返送先、返信用封筒、送料、送付方法等の案内を確認します。登記完了書類の受取と還付原本の受取を同じにできるかも尋ねます。オンライン申請で紙を別送する場合も、還付対象の区別と返送の準備が必要です。

戻った原本を提出した一覧と照合する

発送時に、書類名、対象者、通数、還付希望の有無を一覧にしておきます。返却を受けたら、提出時の一覧と照合し、法務局に残る予定の書類と、戻った書類を分けて保管します。

相続手続き全体の終了後も、協議書や登記完了資料は後の売却等で必要になる場合があります。データの控えと原本を対応させ、家族が場所を確認できるようにします。原本還付の準備は、一式の資料を次の手続きへ正しく渡すための工程と考えてください。

手元の資料から相続の準備を整理したい方は、相続の相談窓口をご利用ください。

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